Espaces client — gestion administrateur

Cette page décrit la création et la gestion des espaces client côté administrateur. Pour le flux côté client externe, voir Espaces client (portail invité).

Créer un espace

1. Menu latéral → Espaces client → Nouvel espace.
2. Renseignez :
   • Nom de l'espace : visible par le client (ex. Dossier Dupont 2025)
   • Slug URL : identifiant unique dans l'URL du portail (dupont-2025 → /portal/dupont-2025). Doit être unique au sein de votre organisation, en minuscules, sans espaces, sans accents.
   • Message d'accueil : texte affiché sur la page de connexion du portail
3. Cliquez sur Créer.

L'espace apparaît dans la liste Espaces client. Cliquez dessus pour ouvrir la vue détail.

Vue détail de l'espace

L'écran est divisé en plusieurs onglets :

• Documents — fichiers visibles dans l'espace (entrants et sortants)
• Membres — invitations
• Messages — messagerie interne (avec le client)
• Settings — branding, dossier lié, options
• Workflows (si activé) — automatismes optionnels
• Activité — journal des actions (uploads, downloads, acceptations)

Onglet Documents

Téléverser un fichier (mode classique)

Bouton Téléverser → sélection des fichiers. Ils sont chiffrés et stockés dans l'espace, marqués direction='outbound' (visibles par le client).

Ajouter un fichier existant (file picker, depuis avril 2026)

Plutôt que de re-uploader un fichier déjà présent dans votre arborescence ConformVault :

1. Cliquez sur Ajouter un fichier existant.
2. Une boîte de dialogue affiche votre arborescence avec breadcrumbs et recherche.
3. Sélectionnez un fichier.
4. Le fichier est attaché à l'espace en mode référence (pas de duplication, pas de re-chiffrement).

Vérification multi-tenant stricte : le serveur valide que le fichier appartient bien à votre organisation. Toute tentative de référencer un fichier d'un autre client renvoie 404.

Les fichiers déjà attachés à l'espace sont grisés dans le picker (UX).

Documents déposés par le client

Quand le client externe téléverse un document via le portail invité, il apparaît dans l'onglet Documents avec :

• Badge Inbound (entrant)
• Métadonnées : nom, taille, date+heure, courriel de l'uploader
• Statut d'acceptation (si applicable)

Vous pouvez télécharger, prévisualiser ou rejeter le document.

Onglet Membres / Invitations

Inviter un membre

1. Onglet Membres → Inviter un membre.
2. Saisissez l'adresse courriel du client.
3. Optionnel : message d'invitation personnalisé.
4. Envoyer.

Un email guest_invite_fr est envoyé avec le lien du portail.

Important : seules les adresses explicitement invitées peuvent obtenir un OTP pour ce portail. Une adresse non invitée reçoit Aucune invitation trouvée.

Révoquer une invitation

Cliquez sur Révoquer sur la ligne du membre. Sa session active est invalidée, ses futurs OTP refusés.

Onglet Settings

Branding spécifique à l'espace

Vous pouvez surcharger le branding global de l'organisation pour cet espace :

• Logo (URL ou upload, format PNG/SVG, max 2 Mo)
• Couleur principale (boutons, accent)
• Couleur d'accentuation (secondaire)

Si vous laissez ces champs vides, l'espace hérite du branding de l'organisation (Org Settings).

Message d'accueil

Texte affiché sur la page de connexion du portail invité, avant la saisie du courriel.

Dossier lié (depuis avril 2026)

L'option la plus puissante de la V3.38 : lier l'espace à un dossier de votre arborescence.

1. Card Dossier lié en bas de l'onglet Settings.
2. Cliquez sur Choisir un dossier.
3. Une vue arborescente s'affiche avec tous vos dossiers ConformVault.
4. Sélectionnez le dossier souhaité.
5. Sauvegarder.

Effet : tous les fichiers présents dans le dossier lié deviennent automatiquement visibles dans l'espace (sans duplication, sans re-chiffrement). Le listing des documents de l'espace est une union des fichiers attachés explicitement et des fichiers du dossier lié.

Limites V1 :

• Pas de récursion sur les sous-dossiers — seuls les fichiers directement dans le dossier sont visibles
• Si vous renommez ou déplacez le dossier, le lien suit (UUID stable)
• Si vous supprimez le dossier, l'espace perd la référence (UUID null)

Délier : bouton Délier envoie un sentinel UUID nil au backend → folder_id = NULL. L'espace revient au mode "fichiers attachés explicitement".

Multi-tenant strict : le serveur valide via EXISTS folder JOIN client JOIN client_spaces que le dossier appartient bien au même tenant que l'espace. Aucune fuite cross-tenant.

Options avancées

• Permettre l'upload par les invités : oui / non
• Permettre la prévisualisation : oui / non
• Visibilité par défaut des nouveaux uploads : visible / caché

Onglet Messages

Une messagerie interne est intégrée à chaque espace pour communiquer avec le client directement dans la plateforme (sans email externe). Le client voit les messages dans son portail.

Chaque message est tracé dans l'audit.

Onglet Workflows (V1 limitée)

Si la feature flag workflowsV1 est activée pour votre organisation, vous pouvez configurer des automatismes :

• Auto-rappels : envoyer un email de relance après N jours sans action
• Auto-archivage : déplacer les documents acceptés vers un dossier d'archive
• Notifications conditionnelles

V1 limitée — fonctionnalité en évolution.

Modèles d'espace (Templates)

Pour reproduire rapidement une structure (ex. Dossier immobilier avec ses sous-dossiers et documents-types) :

1. Créez un espace de référence avec la structure souhaitée.
2. Sauvegardez-le comme template (à venir V2).
3. Pour les nouveaux clients, instanciez depuis le template.

V1 : créer manuellement, dupliquer à venir.

Suppression d'un espace

Bouton Supprimer dans la vue détail. Confirmation requise.

Effet :

• L'espace est désactivé immédiatement (les sessions invitées en cours sont invalidées)
• Les fichiers attachés explicitement à l'espace ne sont pas supprimés de votre arborescence (ils restent dans le dossier d'origine ou dans la racine)
• L'audit trail de l'espace est conservé

Bonnes pratiques

• Un espace par dossier client / par mandat — facilite le tri et la gestion
• Liez à un dossier quand vous avez beaucoup de fichiers — évite la duplication
• Désactivez l'upload invité si le client n'a rien à déposer — réduit la surface
• Personnalisez le branding au niveau organisation, pas au niveau espace, sauf cas particulier
• Révoquez les invitations dès la fin du mandat
• Exportez les rapports de conformité avant de supprimer un espace si la Loi 25 l'exige

Limites connues

• Pas de groupes de membres (V2)
• Pas de permissions granulaires par dossier dans l'espace (V2)
• Pas de notifications SMS pour les invités (V2)
• Maximum 200 membres par espace